Job Description

El/La Oficial de Operaciones es el/la responsable garantizar los procesos logísticos y administrativos referentes la implementación de los proyectos en curso de cada una de las operaciones de la Sub-oficina de Urabá, de acuerdo con los requerimientos de HIAS y/o donantes con calidad y oportunidad, basándose en lineamientos y procedimientos organizacionales.

Garantizar la logística para la atención a beneficiarios, actividades y eventos requeridos por el área de programas de HIAS.

Garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el manual de procesos para la adquisición de bienes y servicios.

Realizar seguimiento a los procesos logísticos en desarrollo de las operaciones de la Sub-oficina Urabá de HIAS.

Garantizar el cumplimiento de la documentación legal aportada por los proveedores en cada uno de los procesos en desarrollo de las operaciones del Urabá, que deberán ser pertinentes a la legislación colombiana.

Garantizar la actualización de la base de datos de proveedores.

Garantizar la actualización del inventario de equipos, muebles y enseres.

Garantizar la actualización del inventario de materiales, suministros de cafetería y papelería.

Garantizar el adecuado proceso de entrega de materiales programáticos a los equipos del área de programas HIAS.

Garantizar y efectuar el proceso de recepción, verificación y entrega de todos los procesos de compra.

Garantizar que las reparaciones de mantenimiento de la Suboficina Urabá se realicen adecuadamente.

Administrar la correspondencia y archivo.

Administrar la Caja Menor de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Caja Menor.

Apoyar en el seguimiento presupuestal de los procesos de compras y requerimientos de los diferentes proyectos a cargo de la sub oficina Urabá.

Las demás solicitadas por la supervisión y que estén en consonancia al cargo.

Garantizar el registro en las bases de datos respectivas las solicitudes de compras, datos de proveedores, contratos y demás información importante que se deba mantener actualizada para la oficina.

Apoyar en la apertura y cierre de la oficina al inicio y finalización de la jornada.

Requisitos

• Formación profesional en ciencias contables y/o administrativas.
• Experiencia:
• Experiencia comprobada en cargos de logística, compras y administración mínima de 3 años.
• Manejo de programas de Microsoft Office, con énfasis en Excel.
• Conocimiento y experiencia para garantizar el cumplimiento de documentación legal de los proveedores pertinentes a la legislación colombiana.
• Experiencia en trabajo con Organizaciones no Gubernamentales y con proyectos financiados por donantes internacionales (Deseable).
• Tiempo de experiencia en ONG nacionales o internacionales: 1 año (Deseable).
• Experiencia en contextos de emergencia humanitaria y de difícil acceso.
• Alineación con los valores de la organización: Acogimiento, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje y Resiliencia.
• Facilidad de relacionamiento interpersonal.
• Capacidad organizativa.
• Capacidad para resolver situaciones cotidianas.
• Capacidad para trabajar en equipo y adaptación a cambios.
• Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados, cumplimiento de metas en tiempo y priorización de entregables bajo presión.
• Capacidad de innovación y adaptabilidad.
• Habilidad de gestión de proveedores en contextos de emergencia y de difícil acceso.
• Manejo óptimo de programas Microsoft Office.

Esta descripción del trabajo está destinada a describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que se realiza. No es una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes, habilidades requeridas o ubicación permanente. La ubicación está sujeta a cambios en función de las necesidades programáticas. La flexibilidad es esencial a medida que crecemos y nos desarrollamos. El candidato exitoso debe sentirse cómodo en un entorno de trabajo acelerado y cambiante con muchos plazos cruciales. Es posible que se requiera que todos los miembros del equipo realicen tareas fuera de sus horas normales de trabajo de responsabilidades, según sea necesario.

Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y respetuoso, y hacemos todo lo posible para responder a cada solicitante. Priorizamos la comunicación y la transparencia con todos los candidatos, incluso con aquellos que no están avanzando.

HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Hacemos nuestro trabajo con integridad, responsabilidad, transparencia y un compromiso con los más altos estándares éticos. Buscamos empleados de diversos orígenes y experiencias de vida para unirse a nuestros equipos ubicados en los Estados Unidos y en todo el mundo. Se alienta a las personas que se identifican como BIPOC, las personas con discapacidades, las personas de la comunidad LGBTQ + y las personas con experiencias vividas de desplazamiento forzado o inmigración a que presenten su solicitud. Estamos comprometidos a construir una fuerza laboral diversa que refleje nuestra visión, misión y valores.

Job Tags

Similar Jobs